Hace ya bastante tiempo que se está hablando mucho de conferencias web, videoconferencias, webmeetings y, sobre todo, webinars. Veamos qué son y para qué sirven.
Las videoconferencias sirven básicamente para transmitir señal de vídeo en directo a los participantes, así como para el uso de documentos y archivos sin necesidad de realizar previamente el envío de ellos a sus destinatarios y poder trabajar de forma conjunta y colaborativa entre los asistentes.
Una conferencia web es una reunión ‘virtual’ a través de Internet cuyos participantes trabajan conjuntamente en distintas ubicaciones físicas. La sala de reuniones real se sustituye por el escritorio del ordenador del anfitrión de la reunión (la persona que la organiza, el organizador). Cada participante se sienta ante su propio ordenador, donde puede ver todo lo que el presentador va mostrando en su pantalla (con la función de escritorio compartido). Durante esta reunión en línea, el anfitrión puede ceder el papel de presentador a cualquiera de los demás participantes. En esencia, las conferencias web poseen características similares a las reuniones ‘en persona’, porque permiten que los asistentes interactúen entre sí (el principio de comunicación es ‘de muchos a muchos’). En una conferencia web pueden participar desde 2 hasta varias decenas de personas, pudiendo compartir documentos y aplicaciones. Estas aplicaciones permiten realizar todo tipo de trabajos colaborativos entre empleados, proveedores, clientes o socios.
Un seminario web o webinar, en cambio, se utiliza básicamente para la formación en línea o cualquier tipo de eventos y presentaciones online, pudiendo tener varios cientos de asistentes. Las soluciones para seminarios web facilitan considerablemente el proceso de invitación y la presentación de información a grandes audiencias. En este caso el principio de comunicación es ‘de uno a muchos’. Además de para impartir formación presencial (a distancia) de usuarios, permite ofrecer consultoría, emitir ruedas de prensa, presentar productos o servicios, etc.
Para realizar un seminario web hace falta tener la información o presentación, un software de «emisión y control» para el organizador y el software de recepción del alumno (habitualmente es el mismo que realiza distintas funciones). De esta forma el organizador tiene control sobre lo que los alumnos ven y escuchan. Los alumnos pueden preguntar o «levantar la mano», manteniendo conversaciones generales o privadas con el profesor. El organizador puede nombrar también a otros presentadores o panelistas para que realicen sus propias presentaciones, tomando incluso el control de otros equipos remotos. Muchas aplicaciones cuentan con la posibilidad de hacer sondeos y encuestas en cualquier momento entre los asistentes. En realidad el sistema permite prácticamente la misma interactividad que un seminario físico.
Evidentemente, tanto el organizador como el resto de los participantes en un webinar o en un webmeeting, pueden impartirlo o recibirlo desde cualquier ubicación (casa, oficina, hotel, etc.) en la que se cuente con un acceso a Internet (con una velocidad razonable) y un dispositivo web como un ordenador (sobremesa o portátil), una tablet o, incluso, un smartphone. Es muy recomendable disponer de unos auriculares, tanto por mantener un poco de privacidad, como para evitar posibles ecos o molestos «acoples» de audio.
Finalmente, la mayoría de herramientas profesionales para realizar webinars cuentan con funcionalidades extra para incrementar la fidelización de los usuarios, gestión de listas de correos, etc.