Hace ya bastante tiempo que se está hablando mucho de conferencias web, videoconferencias, webmeetings y, sobre todo, webinars. Veamos qué son y para qué sirven.
Una conferencia web es una reunión ‘virtual’ a través de Internet cuyos participantes trabajan conjuntamente en distintas ubicaciones físicas. La sala de reuniones real se sustituye por el escritorio del ordenador del anfitrión de la reunión (la persona que la organiza, el organizador). Cada participante se sienta ante su propio ordenador, donde puede ver todo lo que el presentador va mostrando en su pantalla (con la función de escritorio compartido). Durante esta reunión en línea, el anfitrión puede ceder el papel de presentador a cualquiera de los demás participantes. En esencia, las conferencias web poseen características similares a las reuniones ‘en persona’, porque permiten que los asistentes interactúen entre sí (el principio de comunicación es ‘de muchos a muchos’). En una conferencia web pueden participar desde 2 hasta varias decenas de personas, pudiendo compartir documentos y aplicaciones. Estas aplicaciones permiten realizar todo tipo de trabajos colaborativos entre empleados, proveedores, clientes o socios.
Para realizar un seminario web hace falta tener la información o presentación, un software de «emisión y control» para el organizador y el software de recepción del alumno (habitualmente es el mismo que realiza distintas funciones). De esta forma el organizador tiene control sobre lo que los alumnos ven y escuchan. Los alumnos pueden preguntar o «levantar la mano», manteniendo conversaciones generales o privadas con el profesor. El organizador puede nombrar también a otros presentadores o panelistas para que realicen sus propias presentaciones, tomando incluso el control de otros equipos remotos. Muchas aplicaciones cuentan con la posibilidad de hacer sondeos y encuestas en cualquier momento entre los asistentes. En realidad el sistema permite prácticamente la misma interactividad que un seminario físico.
Finalmente, la mayoría de herramientas profesionales para realizar webinars cuentan con funcionalidades extra para incrementar la fidelización de los usuarios, gestión de listas de correos, etc.
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