¿Necesitas organizar un Congreso o una Asamblea online? El futuro seguirá siendo de los eventos digitales

Por nuestra experiencia, tras más de 160 eventos masivos organizados (solo en los últimos dos años) para diferentes clientes y colaboradores, más de 50 seminarios y varias Asambleas y Congresos, te recomiendo que pienses seriamente en seguir realizando eventos online o, incluso, en producirlos con el modelo híbrido, en un inmediato futuro.

Desde catas de vinos, quesos o AOVE, pasando por asambleas o congresos nacionales… ¡e incluso ferias multisectoriales y marketplaces! Todos estos eventos pueden beneficiarse de la utilización de alguna de las muchas plataformas tecnológicas que permita extender enormemente su ámbito, mejorar el impacto de marca, ofrecer una imagen innovadora y complementar su contenido, entre otras ventajas.

Las ventajas de los eventos online puros, organizados profesionalmente, parecen evidentes:

• Mayor participación e interacción de los asistentes.
• Ausencia de limitación de espacios (y asistencia).
• Reducción de costes por traslados, logística y tiempo.
• Impacto real y medible, pudiendo extraer fácilmente información para analizar y mejorar acciones futuras.
• Difusión en directo y a posteriori, pudiendo acceder a su contenido una vez realizado, obteniendo más impacto.
• Innovación y conexión entre asistentes: posibilidad de integración con elementos de gamificación, encuestas, votaciones, chats, minisalas de trabajo, etc.
• Aprovechamiento de elementos multimedia avanzados, como pizarras colaborativas, realidad virtual o realidad aumentada.

Para muchas empresas, profesionales y directivos lo anterior puede ser suficiente. Pero muchos otros necesitan en algunas ocasiones contar con asistentes de forma física, por diversos motivos. Ahí entran los eventos híbridos, en los que, además de contar con las ventajas anteriores, se cuenta con una adaptabilidad enorme añadida: seminarios, jornadas especiales, congresos, programas de TV, cursos de formación, asambleas, ensayos, rodajes, grabación de series, videoclips, pruebas de equipamientos técnicos profesionales, etc. Las posibilidades se multiplican.

Sin embargo, un evento híbrido implica organizar y desarrollar un mismo evento en dos dimensiones: la virtual y la presencial. Esto implica que el coste es más alto que un evento presencial, a la vez que requiere de un conocimiento previo. Es muy recomendable pedir la ayuda de alguna empresa de referencia con experiencia. En un próximo artículo hablaremos de este tipo de eventos.